Reporting et tableau de bord

Cet article s’adresse au rôle etpcoordinator. Les fonctionnalités décrites ici ne sont pas accessibles aux etpmember, conformément au modèle de rôles plateforme (cf. Comprendre mon rôle).

Tableau de bord coordination

Au-delà de la liste de patients individuels, le etpcoordinator dispose d’un tableau de bord agrégé qui présente la vue d’ensemble de l’activité ETP de l’établissement :

Nombre de patients actifs dans le programme.
Nouveaux patients inscrits sur la période (semaine, mois).
Patients sans référent assigné (à traiter).
BEP en cours et BEP en attente de validation.
Ateliers programmés à venir.
Patients en décrochage (modules SCORM non commencés, ateliers manqués).

Ce tableau est le point de départ quotidien du coordinateur pour identifier les actions prioritaires.

Indicateurs d’activité

La plateforme produit plusieurs catégories d’indicateurs utiles pour le suivi qualité ETP (HAS) et le reporting auprès de la direction d’établissement.

Indicateurs de file active

Nombre total de patients inscrits.
Répartition par programme ETP.
Répartition par profil (âge, sexe, pathologie principale).
Patients sortis du programme (terminé, abandon, transfert).

Indicateurs de parcours

Taux de complétion par module SCORM.
Taux de présence par atelier collectif.
Délai moyen entre inscription et premier BEP validé.
Nombre de BEP en cours, validés, en attente.

Indicateurs qualité

Taux de patients ayant un référent assigné dans les 7 jours.
Taux de réponse aux questionnaires de suivi.
Évolution des scores aux questionnaires sur cohorte.
Délais de prise en charge.

Exports

Les exports tabulaires (CSV) permettent un traitement statistique externe (tableur, outils de BI). Le etpcoordinator peut exporter :

Liste de patients de l’établissement (données identifiantes selon habilitation).
Données de progression agrégées.
Liste de présences aux ateliers sur période.

Les exports massifs contenant des données nominatives sont tracés dans l’audit log et soumis à la politique de protection des données de l’établissement. Vérifiez la finalité du traitement avant chaque export.

Audit log et conformité

Pour le coordinateur référent ETP de l’établissement et le DPO, des vues d’audit dédiées permettent de :

Vérifier qui a accédé à quel dossier patient et quand.
Détecter d’éventuels accès anormaux (volumétrie inhabituelle, horaires atypiques).
Réviser périodiquement les habilitations (membres devenus inactifs, rôles obsolètes).

Cette traçabilité répond aux exigences PGSSI-S, CNIL (recommandation journalisation), ISO 27001 et HDS. Voir la documentation interne pour la procédure semestrielle de revue des habilitations.

Limites de ce qui est faisable depuis la plateforme

La plateforme OB-E n’a pas vocation à remplacer un outil décisionnel d’établissement. Pour des analyses avancées (cohortes longitudinales, croisement avec d’autres SI), prévoyez un export et un traitement externe par votre service en charge de la donnée.

Bonnes pratiques

Définissez un rituel hebdomadaire de revue du tableau de bord (15 minutes le lundi matin par exemple) pour ne pas accumuler les actions en retard.
Partagez périodiquement (mensuel ou trimestriel) une synthèse d’indicateurs à votre équipe ETP pour entretenir la dynamique collective.
Pour les exports nominatifs, limitez la donnée au strict nécessaire et respectez la durée de conservation prévue par votre politique de protection des données.